クライアント様	：	Ａ社様
業種	：	情報通信業
主な業務内容	：	お客さまからの問合せや契約変更等を電話にて受付、関連部署へ指示・伝達を行っている。

 

①	お客様の契約変更の手続きに時間がかかっておりクレームが発生してしまっている。
②	事務処理にもかなり時間がかかっており、事務処理を効率化してコストを削減したい。

 

先ず業務を調査し、課題を抽出させて頂きました。

【主な課題】

①	契約変更の手続きには計８部署と合計９種類もの書類のやり取りが必要になったいた。
②	その書類の作成も手書やExcelで作成していた為、非常に手間がかかっていた。
③	手書きの為、記入漏れやミス等も多く、その都度関連部署への問合せ等が発生し、無駄なやり取りが発生していた。
④	作成した書類の受け渡しを手渡しやFaxで行っていた為、時間がかかっている大きな要因となっていた。

 

この課題を解決する為、ＩＴを活用した業務へ移行する事をご提案致しました。

【主な提案内容】

①	手書きやExcelで作成していた書類を廃止し、関連部署と連携可能なデータベースシステムを活用した業務に移行する事を提案。
②	８種類あった書類を一つずつ見直した結果、６種類に集約する事が可能だった為、書類の集約を提案。
③	あわせて、データベースシステム導入後の業務フローを作成し、Ａ社様へシステムの構築イメージを想像して頂きました。

 

A社様にて、データベースシステムの構築をご決定され、システムの構築も弊社にご依頼頂きました。

約半年間かけてシステムを構築致し、その後社員研修を実施させて頂き、無事新しい業務体制へ移行されました。

新しい業務体制への移行後は、手書きやExcelで作成した書類を全てデータベースシステム内で作成。

 

今回の事例では、コンサルティングと開発を弊社で一貫してご提供させて頂いた事もあり、プロジェクトが非常にスムーズに進み、開始からおおよそ１年弱で新しい業務体制へと移行する事が出来ました。

【主だった効果】

①	いくつかの関連部署とは直接データベースシステム内で連携が行える様になったため業務が簡素化され、作業時間が短縮されました。
②	直接データベースシステム内で連携が出来ない部署に関しても、データをCSVファイルで出力し連携する事で、作業効率を大幅に改善する事が出来ました。
③	システムにより入力チェックを厳格化する事で、入力漏れやミスを事前に防止す事が出来る様により、関連部署との無駄なやり取りを減少させる事が出来ました。
④	手続き期間が短縮された為クレームが低減し、ＣＳ（顧客満足度）が向上しました。
③	紙の印刷が少なくなったため、印刷コストと紙の廃棄コストも削減出来き、またＥＣＯにも貢献できました。

 

Ａ社様の部署は大きな部署であり、かつＩＴが未活用だった為、とても大きな効果を得る事が出来きました。

また、費用に関しても約１年程度で回収する事が出来ました。